DATENSCHUTZERKLÄRUNG UND BETROFFENENINFORMATION

Hinweis- und Beschwerdesystem

Ein Ombudsmann ist eine unabhängige Vertrauensperson, an die sich Mitarbeitende und Dritte wenden können, wenn sie Hinweise auf Unregelmäßigkeiten im Unternehmen geben möchten. Ombudsmann für die RWZ AG ist Herr Dr. Carsten Thiel von Herff. Herr Thiel von Herff ist unparteiischer Rechtsanwalt und besitzt umfassende Erfahrungen als Ombudsmann für verschiedene bekannte Unternehmen.

Zufriedene Mitarbeiter sind die Basis unseres Erfolges
In Situationen, in denen sich Mitarbeitende bei Schwierigkeiten oder Problemen nicht an Ihren Vorgesetzten oder an andere Ansprechpartner innerhalb der RWZ wenden möchten, besteht die Alternative, einen Ombudsmann zu kontaktieren. Themen, bei denen der Ombudsmann als Ansprechpartner fungieren kann, sind z.B.:

Diebstahl, Betrug
Diskriminierung
Fehlverhalten
Korruption
Mobbing
sexuelle Belästigung
Verstöße gegen Arbeitssicherheitsrichtlinien, Datenschutzvorgaben, Qualitätssicherheitsrichtlinien oder Umweltschutzvorgaben
Weitergabe vertraulicher Informationen

Vorgehen bei Hinweisen
Sobald ein Hinweis beim Ombudsmann eingegangen ist, prüft dieser den Hinweis auf Plausibilität. Falls sich ein Verdacht auf eine Verletzung von Strafgesetzen oder ein Verstoß gegen interne Verhaltensregeln – beispielweise gegen die Verhaltensrichtlinien der RWZ AG – ergibt, leitet er unter Absprache mit dem Hinweisgeber den Hinweis, ggf. auch anonymisiert, an die RWZ AG weiter. Der Ombudsmann begleitet den Vorgang, während die RWZ AG eine Untersuchung des übermittelten Sachverhalts veranlasst. Die rechtliche Bewertung des untersuchten Sachverhalts und die Festlegung geeigneter Maßnahmen zur Beseitigung und Verhinderung inkorrekter Geschäftspraktiken erfolgen gemeinsam mit dem Ombudsmann. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber hierüber im Rahmen des rechtlich Möglichen informiert. Zusätzlich kann sich der Hinweisgeber jederzeit über den Stand des Vorgangs erkundigen.

Verfahrensordnung

Anonymität und Schutz des Hinweisgebers

Zu jedem Zeitpunkt ist die Anonymität des Hinweisgebers gewährleistet, soweit dies gewünscht wird. Es ist deshalb grundsätzlich möglich, dass Hinweise durch den Ombudsmann anonym an die RWZ AG weitergeleitet werden. Sämtliche Kommunikation erfolgt dann im Weiteren über den Ombudsmann, der der anwaltlichen Schweigepflicht unterliegt. Der Schutz des Hinweisgebers ist ein wesentlicher Bestandteil bei der Bearbeitung der Anliegen. Der Hinweisgeber ist vor allem dadurch geschützt, dass jede gegen ihn gerichtete Vergeltungshandlung nicht toleriert wird.

Dem Wunsch des Hinweisgebers nach dem Schutz seiner Identität steht das Interesse der von dem Hinweis betroffenen Personen an der Offenlegung des Sachverhaltes entgegen. Deshalb wird ein bewusster Missbrauch der Möglichkeit, Beschwerden und Hinweise abzugeben, nicht toleriert. Der Ombudsmann darf bei einem vorsätzlichen Missbrauch des Hinweisgebersystems die Identität des Hinweisgebers gegenüber dem Unternehmen ausnahmsweise offen legen.

Ergänzungen

Der Ombudsmann stellt eine zusätzliche Möglichkeit für die Abgabe von Hinweisen dar. Seine Aufgabe lässt die weiteren Regelungen über Beschwerden und Hinweise unberührt.
Die Inanspruchnahme des Ombudsmanns ist für den Hinweisgeber kostenfrei.

Häufige Fragen

Welche Aufgaben hat der Ombudsmann?

Beschäftigte haben das Recht, auf Umstände hinzuweisen, die auf eine Verletzung von Gesetzen oder internen Regeln schließen lassen. Der Ombudsmann nimmt diese Hinweise entgegen. Er bietet einen rechtlich geschützten und vertraulichen Bereich außerhalb des Unternehmens an. Er klärt die Hinweisgeberin/den Hinweisgeber über ihre/seine Rechte und das weitere Vorgehen auf. Nur mit dem Einverständnis der Hinweisgeberin bzw. des Hinweisgebers leitet der Ombudsmann den Hinweis an seinen Kontakt im Unternehmen weiter.

Der Ombudsmann kann als Vertrauensperson in den Vorgang einbezogen werden. Er steht dem Hinweisgeber jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung.

Wer kann sich an den Ombudsmann wenden?

Der Ombudsmann nimmt Hinweise auf Gesetzesverletzungen und interne Verstöße entgegen. Ziel ist vor allem die Aufklärung und Verhinderung von Wirtschaftsstraftaten, Bilanzdelikten und Vermögensschädigungen. Aber auch alle Verstöße gegen den Verhaltenskodex, z.B. Diskriminierungen, können berichtet werden.

Welche Hinweise nimmt der Ombudsmann entgegen?

Der Ombudsmann nimmt Hinweise auf Gesetzesverletzungen und interne Verstöße entgegen. Ziel ist vor allem die Aufklärung und Verhinderung von Wirtschaftsstraftaten, Bilanzdelikten und Vermögensschädigungen. Aber auch alle Verstöße gegen den Verhaltenskodex, z.B. Diskriminierungen, können berichtet werden.

Kann ich sicher sein, dass der Ombudsmann nur soweit Informationen weitergibt, wie ich es ihm erlaube?

Ja. Allein der Hinweisgeber entscheidet darüber, welche Informationen er an den Ombudsmann gibt und welche Informationen der Ombudsmann im zweiten Schritt an das Unternehmen weitergeben soll. Nur bei missbräuchlicher Verwendung, d.h. bei vorsätzlich falschen Hinweisen, ist der Ombudsmann befugt, auch gegen den Willen des Hinweisgebers Informationen weiterzugeben. Darüber klärt der Ombudsmann beim ersten Kontakt auf.

Kostet es mich etwas, wenn ich den Ombudsmann in Anspruch nehme?

Nein, der Ombudsmann kann von jedem kostenfrei in Anspruch genommen werden.

Kann ich mich auch anonym an den Ombudsmann wenden?

Ja, Hinweisgeber können sich auch anonym an den Ombudsmann wenden. Das gilt schon bei der ersten Kontaktaufnahme mit dem Ombudsmann. Soweit gewünscht, wahrt der Ombudsmann anschließend gegenüber dem Unternehmen die Anonymität des Hinweisgebers.

Was passiert mit meinem Hinweis?

Dem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen. Dazu leitet der Ombudsmann den Hinweis nach vorheriger Prüfung an seinen Ansprechpartner im Unternehmen weiter.

Ist der Ombudsmann tatsächlich unabhängig?

Ja. Der Ombudsmann wird als selbständiger und unabhängiger Rechtsanwalt tätig und unterliegt keinen Anweisungen durch das Unternehmen hinsichtlich der inhaltlichen Sachbehandlung. Der Ombudsmann entscheidet nach eigener pflichtgemäßer Prüfung, ob und inwieweit er einen ihm unterbreiteten Sachverhalt an das Unternehmen weitergeben darf.

Wie erfolgt die erste Kontaktaufnahme?

Die erste Kontaktaufnahme kann in einem Telefonat, per Email, per SMS, per Post oder in einem persönlichen Gespräch erfolgen.

Bin ich als Hinweisgeber geschützt?

Ja. Der Hinweisgeber ist geschützt. Jede gegen den Hinweisgeber gerichtete Vergeltungshandlung wird nicht toleriert.

Kann ich mich an den Ombudsmann wenden und erst am Ende des Gesprächs entscheiden, ob der Sachverhalt und/oder meine Personalien an das Unternehmen weitergegeben werden?

Ja. Der Ombudsmann kann zunächst völlig vertraulich kontaktiert werden. Der Ombudsmann klärt den Hinweisgeber über seine Rechte zu Beginn des Gespräches auf. Erst am Ende des Gespräches entscheidet der Hinweisgeber dann, ob und in welcher Form die Informationen an das Unternehmen weitergegeben werden sollen.

Soll ich mich auch an den Ombudsmann wenden, wenn ich mich selbst strafbar gemacht haben könnte?

Der Ombudsmann kann auch dann kontaktiert werden, wenn sich der Hinweisgeber selbst strafbar gemacht haben sollte. Zum einen kann der Ombudsmann den Hinweisgeber über seine Rechte aufklären, zum anderen wird eine Selbstanzeige im Rahmen des bestehenden Arbeitsverhältnisses positiv bewertet und kann in einem möglichen späteren Gerichtsverfahren strafmildernd wirken.

Kontakt

Hinweisgeber können ihre Hinweise schriftlich (E-Mail, Brief, Fax) oder telefonisch oder persönlich an Herrn Thiel von Herff übermitteln:

Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D - 33602 Bielefeld

Tel.: 0521 / 55 7 333 0
Fax: 0521 / 55 7 333 44
Mobil: 0151 / 58 2 303 21
vertrauensanwalt@thielvonherff.de
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